Już 25 września tego roku wejdzie w życie długo oczekiwana ustawa o ochronie sygnalistów, która z dużym opóźnieniem implementuje do polskiego porządku prawnego przepisy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.
Ustawa o ochronie sygnalistów
Nowe przepisy służą wprowadzeniu odpowiednich ram prawnych dla ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa, o których osoby te dowiedziały się w związku z wykonywaną działalnością zawodową. Ustawa o ochronie sygnalistów reguluje następujące kwestie:
- warunki objęcia ochroną sygnalistów zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa;
- środki ochrony sygnalistów zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa;
- zasady ustalania wewnętrznej procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych;
- zasady zgłaszania informacji o naruszeniach prawa organowi publicznemu;
- zasady ujawnienia publicznego informacji o naruszeniach prawa;
- zadania Rzecznika Praw Obywatelskich związane ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa;
- zadania organów publicznych związane ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa i z podejmowaniem działań następczych.
Kim jest sygnalista?
Sygnalista to osoba, która informuje o nieprawidłowościach, naruszeniach prawa lub innych nadużyciach, które mają miejsce w organizacji, w której taka osoba pracuje, lub z którą jest w jakiś sposób związana. Sygnaliści mogą zgłaszać różnego rodzaju nieprawidłowości, np. korupcję, oszustwa finansowe naruszenia przepisów dotyczących ochrony środowiska, bezpieczeństwa żywności, dyskryminacji, molestowania seksualnego czy innych nieetycznych zachowań.
Działania sygnalistów mają przede wszystkim na celu ochronę interesu publicznego i zapobieganie dalszym naruszeniom. Sygnaliści często działają anonimowo, aby chronić siebie przed ewentualnymi represjami ze strony pracodawców lub innych osób zaangażowanych w zgłaszane nadużycia, w tym organizacji przestępczych.
Kto może być sygnalistą?
W rozumieniu przepisów ustawy o ochronie sygnalistów sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa, uzyskaną w kontekście związanym z pracą. W ustawie wskazano, że sygnalistami mogą być m.in.:
- pracownicy,
- pracownicy tymczasowi,
- osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
- przedsiębiorca;
- prokurent;
- akcjonariusz lub wspólnik;
- członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
- osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
- stażysta;
- wolontariusz;
- praktykant,
- funkcjonariusze niektórych organów publicznych,
- żołnierze.
Ustawa o ochronie sygnalistów poza sygnalistą (osoba dokonująca zgłoszenia) wyróżnia jeszcze osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia (osoba fizyczna, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona) oraz osobę powiązaną z sygnalistą (osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownik lub osoba najbliższa sygnalisty)
Od powyższych osób należy oczywiście odróżnić osobę, której dotyczy zgłoszenie (osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana).
Jaki jest zakres przedmiotowy ustawy?
Ustawa o ochronie sygnalistów wprowadza definicję informacji o naruszeniu prawa, przez którą należy rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.
Jaki naruszenia może zgłosić sygnalista?
W ustawie o ochronie sygnalistów określono także katalog naruszeń prawa, jakim jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
- korupcji;
- zamówień publicznych;
- usług, produktów i rynków finansowych;
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
- bezpieczeństwa transportu;
- ochrony środowiska;
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
- bezpieczeństwa żywności i pasz;
- zdrowia i dobrostanu zwierząt;
- zdrowia publicznego;
- ochrony konsumentów;
- ochrony prywatności i danych osobowych;
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
- interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
- konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16 powyżej.
Ustawo o ochronie sygnalistów dodatkowo wprowadza także możliwość, aby w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych przewidzieć zgłaszanie informacji o naruszeniach dotyczących obowiązujących w danym podmiocie regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione przez taki podmiot na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne.
Jakie obowiązki wprowadza nowa ustawa?
Najważniejsze obowiązki, które wprowadza ustawa o ochronie sygnalistów, na które należy zwrócić uwagę to:
- Obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych określających zasady przyjmowania takich zgłoszeń;
- Obowiązek ustanowienia kanałów przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
- Obowiązek podejmowania działań następczych z zachowaniem należytej staranności (przez działania następcze należy rozumieć działania podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym postępowanie wyjaśniające);
- Obowiązek przekazania sygnaliście informacji zwrotnych dotyczących przyjęcia zgłoszenia oraz podjętych działań następczych;
- Obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych.
Należy mieć, poza tym na uwadze, że ustawa o ochronie sygnalistów zobowiązuje do zagwarantowania, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ponadto do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób wskazanych wyżej osób, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie.
Ustawa o Sygnalistach 2024 – Kogo dotyczą nowe obowiązki?
Przepisy dotyczące zgłoszeń wewnętrznych dotyczą:
- podmiotów zatrudniających co najmniej 50 osób (według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku), przy czym do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz danego podmiotu wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.
- podmiotów wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937 (niezależnie od liczby zatrudnianych osób)
Przepisów dotyczących zgłoszeń wewnętrznych nie stosuje się przy tym do jednostek organizacyjnych gminy lub powiatu, liczących mniej niż 10 000 mieszkańców.
Warto jednak zaznaczyć, że ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje wprost, że podmioty, które nie mają obowiązku prawnego wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, mogą ustalić taką procedurę dobrowolnie.
Zakaz działań odwetowych wobec sygnalisty
Ustawa o ochronie sygnalistów wprowadza zakaz jakichkolwiek działań odwetowych skierowanych przeciwko sygnaliście. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Jako przykłady działań odwetowych ustawa o ochronie sygnalistów wymienia m.in.: odmowę nawiązania stosunku pracy, wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy, obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę, wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu, pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń, przeniesieniu na niższe stanowisko pracy; zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych, etc.)
Jakie są konsekwencje niedostosowania organizacji do nowych wymogów?
Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje odpowiedzialność karną w postaci grzywny za brak ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych wbrew przepisom tej ustawy lub ustanowienie takiej procedury z istotnym naruszeniem wymogów wynikających z ustawy.
Warto mieć także świadomość konsekwencji naruszenia innych przepisów ustawy o ochronie sygnalistów, których przyczyną może być m.in. brak właściwej procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Odpowiedzialności karnej podlega bowiem:
- podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, które zagrożone jest karą grzywny, karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 (w przypadku sprawcy, który działa w sposób uporczywy przewidziana, jest kara pozbawienia wolności do lat 3);
- ujawnienie tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą wbrew przepisom ustawy, które zagrożone jest karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
Kiedy wchodzi w życie ustawa o ochronie sygnalistów?
Większość przepisów ustawy wchodzi w życie po upływie 3 miesięcy od dnia jej ogłoszenia, czyli 25 września 2024 roku. Wyjątek stanowią przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych, czyli przekazywania informacji o naruszeniach organom publicznym, które wchodzą w życie po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia ustawy, czyli 25 grudnia 2024 roku.
Ile pozostało czasu na wdrożenie nowych wymogów?
Pozostały zatem niecałe dwa miesiące na dostosowanie organizacji do wymogów wynikających z nowej ustawy.
Ustawa o ochronie sygnalistów — Podsumowanie
Na nowe przepisy powinny zwrócić szczególną uwagę wszystkie organizacje, które zatrudniają więcej niż 50 pracowników oraz (niezależnie od ilości zatrudnianych pracowników) podmioty prawne wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937. Podmioty te są bowiem zobowiązane do ustanowienia wewnętrznych kanałów oraz procesów w zakresie dokonywania zgłoszeń.
Jeśli jesteś zainteresowany wsparciem prawnym przy tworzeniu dokumentacji dotyczącej ochrony sygnalistów lub masz wątpliwości dotyczące stosowania nowej ustawy, zapraszamy do kontaktu. Zachęcamy także do zapoznania się z naszą ofertą dotyczącą wsparcia w obszarze whistleblowing.
